عند التفكير بالعمل في بلد آخر، ما هو أول شيء ستهتمون بتعلمه؟ الكثير سيقول اللغة سواء لغة البلد الذي سيتم العمل فيه أو اللغة الإنجليزية. ولكن في حالة العمل في اليابان لا يتم فقط تعلم اللغة اليابانية، بل أيضاً لابد من تعلم آداب العمل وآداب التعامل مع الموظفين والشركات. حيث يتم الاهتمام بتقدير واحترام الجميع بشكل واضح ومهذب.
إن الالتزام بآداب العمل في الثقافة اليابانية سيساعد العمال الأجانب على فهم زملائهم اليابانيون، وخلق بيئة عمل يسودها الاحترام والتعاون والتفاهم والتواضع. ولذلك في هذه المقالة سأشرح لكم أهم آداب العمل في اليابان والتي يتم اتباعها جيداً. لنبدأ جولتنا في الثقافة اليابانية!
الانحناء
عندما يتقابل الموظفون والعمال اليابانيون للمرة الأولى، تتم التحية عن طريق الانحناء. وعادةً تتغير درجة الانحناء ومدته حسب الوضع الاجتماعي والمهني للطرف الآخر. ويتم التعبير عن درجة الاحترام من خلال مدة الانحناء فكلما كان أطول وأعمق ازدادت درجة الاحترام.
مثلاً عند مقابلة رئيس ومدير العمل خاصةً لأول مرة، سيتم الانحناء 360 درجة أي انحناء كامل. بينما يتم الانحناء بدرجة أقل للموظفين والزبائن. ومع ذلك تتغير درجات الانحناء حسب مكانة كل شخص وحسب الموقف.
وعادةً يقوم اليابانيون بالمبادرة في مصافحة اليد عند مقابلة شخص أجنبي، وذلك رغبةً في مراعاة ثقافته وعدم ازعاجه بثقافة الانحناء التي قد تسبب سوء تفاهم لبعض الأجانب. ومع ذلك إن الرد الأضمن عند مقابلة شخص ياباني في موقف عمل لأول مرة هو مطابقة ما يفعله.
فإذا انحنى فالأفضل الرد بالانحناء من خلال مد الظهر للأسفل مع وضع اليدين على جانبي الجسم، أو مد الظهر للأسفل مع تثبيت اليدين بوضعهم فوق بعضهم البعض بشكل مثلث أمام البطن كما في الصورة.
تبادل بطاقات العمل
عند حضور اجتماع لأول مرة أو حدث ما في موقف عمل، عادةً يتم تبادل بطاقات العمل للتعريف عن النفس. في مواقف كهذه يجب إخراج بطاقة العمل وإمساكها بكلتا اليدين وتوجيهها أمام الطرف الآخر. وعندما تتلقون بطاقة العمل الخاصة بالطرف الآخر يجب استلامها بكلتا اليدين ثم يتم تفقد المعلومات في البطاقة.
فإمساك البطاقة باليدين يدل على الاحترام ويتم التعامل بهذه الطريقة مع جميع بطاقات العمل. وكما يجب الحفاظ على البطاقة الخاصة بكم نظيفة ومرتبة داخل حامل بطاقة متين خاص لها، يتم وضعه داخل الحقيبة أو الجيب وعند إخراج البطاقة توضع فوقه كما في الصورة.
لا يجب وضع بطاقة العمل داخل المحفظة، ولا يجب الكتابة عليها، أو القائها في أي مكان. بل يجب معاملتها كشيء ثمين ومهم.
ارتداء بدلة العمل
كثير من الشركات ومؤسسات العمل في اليابان يرتدي موظفيها بدلة عمل رسمية تتكون من بنطال وجاكيت وقميص وربطة عنق، وتتراوح ألوان البدلات بين الأسود والكحلي. وبالنسبة للنساء عادةً يرتدين الألوان الداكنة والهادئة مع خيار ارتداء التنورة وعدم ارتداء ربطة العنق. وبالتأكيد لا ننسى الحذاء الأسود اللامع للرجال وحذاء الكعب للنساء.
ولكن مؤخراً هناك الكثير من الشركات والمؤسسات التي يمكن لموظفيها ارتداء ما يحبون من ملابس رسمية مثل ارتداء قمصان مع جاكيت وبنطال جينز للرجال. وتنورة أو بنطال مع قميص وجاكيت طويل للنساء وغيرها من تشكيلات يتم تطبيقها حسب رغبة الشخص وميوله على أن تكون ذات طابع رسمي ومناسب لأجواء العمل.
وهناك أيضاً شركات تطلب نظام محدد لنوع الملابس التي يتم ارتداؤها وماشابه. يمكن القول إن نظام ارتداء الملابس يتغير حسب الشركة.
حمل دفتر ملاحظات عند المشي وفي كل مكان
قد يكون من غير شائع حمل دفتر الملاحظات في العمل واستعماله أثناء التحدث في البلدان الأخرى. حيث يبدو وكأن هذه ثقافة مميزة للشعب الياباني لإظهار اهتمام الشخص عند الاستماع للمتحدث ولتدوين ما يتم قوله. ولذلك عند العمل في شركة أو مؤسسة يابانية لابد من الانتباه لهذه النقطة، وقد توضحها لكم الشرك من خلال شرح آداب وقواعد العمل.
عند حمل دفتر الملاحظات، يمكن استعماله أثناء الاجتماع. حيث سيُظهر مستوى اهتمامكم به. فعند تدوينكم لنقاط المعلومات فهذا سيساعد على ربطها معاً وتذكرها دون الحاجة للسؤال مرة أخرى. وكما يتم استعمال الدفتر عندما يشرح لكم الرئيس أو المشرف تعليمات وقواعد في العمل أو بشأن مهمة ما. وهذه الخطوة مهمة جداً حتى لا تضطروا للسؤال مرة أخرى بل الاكتفاء بالرجوع إلى الدفتر.
وإن لم يتم كتابة النقاط والمعلومات في الدفتر، فقد يتم سؤالكم مثل “هل دونت ما قلت؟”، “ألم تدون ما تم مناقشته للتو” والخ. فعدم الاهتمام بما يتم قوله ومناقشته في العمل قد يعكس صورة سلبية عن الموظف، وقد يوقعه في مشاكل عدة بنسيان المعلومات أو المهام المتعلقة به.
هورينسو “التقرير / الاتصال / الاستشارة”
مصطلح هورينسو (報連相) تم تشكيله بأخذ مقاطع الكانجي الأولى من الكلمات التالية في اللغة اليابانية (هُوكوكو 報告) ويعني تقرير، (رينراكو 連絡) ويعني اتصال، (سُودان 相談) ويعني مناقشة واستشارة. هذه العناصر اجتمعت في مصطلح واحد “هورينسو” الذي يعد أساس آداب العمل التي يتم تدريسها في المدارس ومراكز التدريب للعمل في اليابان.
سأشرح لكم ماذا تعني هذه الكلمات في بيئة العمل بشكل عام، وهي كالتالي بالترتيب:
التقرير: ويعني بالتقرير في العمل، هو ما يقدمه المسؤول من خطوات التقدم ونتائج التعليمات وما جرى من أحداث إلى الرئيس أو المدير. أي أنها التقارير التي يتم تقديمها من الموظفين إلى المسؤولين والرؤساء، والتي يقدمها الرؤساء إلى المدير.
الاتصال: وهو الاتصال بالأشخاص المعنيين لنقل المعلومات لهم، بشفافية ومصداقية دون إدخال آراء شخصية وتكهنات. وبغض النظر عن مكانة الشخص سواء موظف أو رئيس أو مدير، فالجميع مرسل ومستقبل. مثلاً يوجد اتصالات مختلفة من الشؤون العامة والموظفين الكبار والمسؤولين مع الموظفين الآخرين، ومن قادة المشاريع إلى الأعضاء والخ.
الاستشارة: وهي أن يلجأ الموظف إلى المشورة من الرئيس وزملاء العمل الأكثر خبرة، للحصول على آراءهم ونصائح عندما يكون غير متأكد من قرار ما أو يرغب في معرفة كيفية القيام بأمر ما، أو لمعرفة آرائهم في تقدمه ونتائجه وماشابه.
فعند تنفيذ مصطلح “هورينسو” بشكل كامل وصحيح، سيصبح هناك شبكة منتظمة ومفهومة، ويصبح من السهل الاتصال والتواصل بين الموظفين والزملاء الكبار والصغار والرؤساء والمدير.
فمن خلال متابعة تقارير العمل وتصليحها أولاً بأول، وبالاتصال والتشاور مع الزملاء والمرؤوسين، سيتمكن الموظف من تنفيذ العمل بثقة وابداع، والتقدم بابتكار أفكار جديدة.
الخلاصة:
في الواقع مازال هناك آداب أخرى معروفة ويتم الالتزام بها أيضاً. مثلاً عند التحدث إلى شخص ما في بيئة العمل، لا يجوز وضع اليدين في الجيب، فهذا يظهر عدم الاهتمام وأن المحادثة مملة. وأيضاً يفضل عدم نفث الأنف في الأجتماع، أي عدم استعمال المحارم والقيام بأمور تجذب الانتباه، في هذه الحالة يجب ترك المقعد والاستئذان للذهاب إلى المرحاض أو أية مكان آخر.
والنقطة الأهم والتي يجب الالتزام بها هو عدم التأخر عن معاد العمل والاجتماع. إن اليابانيون دقيقون للغاية ويبدأون الاجتماع وينتهون منه في الوقت المحدد بالضبط. لذلك يفضل الذهاب قبل نصف أو ربع ساعة للاحتياط ولضمان التواجد في المعاد المحدد.
ومازال هناك العديد من القواعد والآداب الأخرى في ثقافة العمل في اليابان، ولكن اليابانيون لا يتوقعون من الأجانب معرفتها والالتزام بجميعها. ولذلك فإن أفضل شيء هو التصرف بأدب قدر الإمكان واتباع الإرشادات الموجهة. فإنه من الجميل أن نبني علاقات حيث يمكن لأصحاب العمل المحليين والموظفين الأجانب فهم بعضهم البعض وخلق بيئة عمل تعاونية صادقة ومتحابة. وأشكركم على القراءة.
